K otázce, zda banky mohou pro účely výkonu dohledu ze strany ČNB doklady o uskutečněných obchodech pořízené a dosud archivované v listinné podobě uschovávat pouze v elektronické podobě

Shrnutí stanoviska

Pro potřeby výkonu dohledu Českou národní bankou lze pokládat za akceptovatelné uchovávání dokladů o uskutečněných obchodech podle § 21 odst. 2 ZoB pouze v elektronické formě. Podmínkou však je, aby byly splněny další požadavky ZoB, zejména pokud jde o řízení rizik, i požadavky ostatních příslušných právních předpisů.

Odůvodnění

Ustanovení § 21 odst. 2 ZoB stanoví: „Banka a pobočka zahraniční banky je povinna evidovat v rámci účetnictví odděleně obchody na účet klienta a obchody na účet banky nebo zahraniční banky. Doklady o uskutečněných obchodech jsou banky a pobočky zahraničních bank povinny uschovávat po dobu nejméně 10 let.“

Citované ustanovení podobu uschovávaných dokladů nespecifikuje, a tudíž ani nevylučuje, že příslušné doklady mohou být uchovávány i v elektronické podobě.^[1] Tento závěr podporuje i jazykový výklad § 5 odst. 5 ZoB, který stanovuje, že doklady osvědčující splnění podmínek pro udělení licence zahraniční bance lze předkládat ČNB dokonce pouze elektronicky. V případě § 5 odst. 5 ZoB se jedná o jiné doklady než v případě § 21 odst. 2 ZoB, nicméně zákon o bankách zjevně elektronickou podobu dokladů obecně nevylučuje.

Kromě výše uvedené konkrétní povinnosti archivace dopadá na banky v této souvislosti mj. i obecná povinnost podle § 8b ZoB zavést dostatečný řídicí a kontrolní systém zahrnující i systém řízení rizik, povinnost jednat obezřetně podle § 12 odst. 1 ZoB a povinnost jednat s odbornou péčí podle § 12 odst. 3 ZoB.^[2] Součástí obezřetného podnikání je nepochybně pořizování dokumentace o tomto podnikání, neboť jde o podmínku efektivní vnitřní kontroly. V této souvislosti je rovněž žádoucí, aby banka byla i s ohledem na povinnost řídit právní rizika schopna prokázat pravost listiny či její kopie v rámci soudního, resp. správního řízení.^[3]

Nejvíce obezřetným přístupem je i v případě elektronizace dokladů o uskutečněných obchodech nadále uschovávat rovněž jejich originál v listinné podobě. Jako obezřetný lze nepochybně kvalifikovat také postup podle ustanovení § 22 a násl. zákona o elektronických úkonech a autorizované konverzi, neboť § 22 odst. 2 uvedeného zákona stanoví, že dokument, který provedením konverze vznikl („výstup“), má stejné právní účinky jako dokument, jehož převedením výstup vznikl.

Výše uvedený postup podle zákona o elektronických úkonech a autorizované konverzi však ČNB nepokládá pro účely toho, aby příslušné doklady byly k dispozici pro potřeby výkonu jejího dohledu nad bankou, za jediný možný. Z pohledu řízení rizik je klíčové zachování věrohodnosti původního dokumentu (včetně zajištění dostatečné čitelnosti) a zejména nemožnosti modifikace jeho obsahu ať už v rámci digitalizace nebo následně při archivaci dokumentů konvertovaných do elektronické podoby. Klíčové je také důsledné zajištění funkčnosti a bezpečnosti informačních systémů včetně zálohování.

ČNB z hlediska svých dohledových potřeb reflektuje také provázanost ustanovení § 21 ZoB a zákona o účetnictví,^[4] který za stanovených podmínek připouští převod mezi listinnou, technickou a smíšenou formou účetního záznamu,^[5] jakož i ustanovení § 562 odst. 2 OZ, podle něhož se má za to, že záznamy údajů o právních jednáních v elektronickém systému zaznamenané systematicky, posloupně a chráněné proti změnám jsou spolehlivé.^[6]

Současně výše uvedeným nejsou dotčeny případné další povinnosti banky, které mohou vyplývat z příslušných předpisů na finančním trhu (viz např. § 16 AMLZ a § 18 AMLV, § 17 či § 32e ZPKT, § 16 ZSČ, § 31, 41 a 78 ZSÚ, § 13 odst. 5 zákona č. 96/1993 Sb. aj.) nebo z dalších právních předpisů upravujících uchovávání dokumentů a záznamů, např. zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, či již zmíněného ZoÚ.

Stanovisko se vztahuje k uchovávání dokladů podle § 21 odst. 2 ZoB pouze z hlediska přístupu ČNB k těmto dokladům pro potřeby jejího výkonu dohledu nad bankami. Stanovisko nepředjímá potenciálně odlišný výklad a požadavky jiných orgánů veřejné moci (včetně soudů) či jiných osob, ve vztahu k nimž mohou být povinnosti podle § 21 odst. 2 ZoB rovněž relevantní

---------

[1] Opačně viz např. ustanovení § 16 odst. 1 písm. h) AMLZ, které stanoví povinnost uchovávat po stanovenou dobu originál nebo ověřenou kopii plné moci nebo číslo jednací rozhodnutí soudu o jmenování opatrovníka v případě zastupování.

[2] V této souvislosti je relevantní zejména povinnost banky zřídit a udržovat systém řízení rizik podle § 8b odst. 1 písm. b) ZoB včetně řízení rizik právních.

[3] K průkaznosti fotokopií v civilním soudním řízení viz rozsudek NS ČR sp. zn. 32 Odo 1122/2004, z 16. 11. 2005, rozsudek NS ČR sp. zn. 1 Odon 53/97 z 3. 3. 1998, rozsudek NS ČR sp. zn 32 Odo 964/2003 z 22. 6. 2004 nebo rozsudek NS ČR sp. zn. 29 Odo 801/2005 z 30. 8. 2006. Zároveň upozorňujeme, že např. u listiny, která vyjadřuje vůli nebo potvrzuje určitou skutečnost a byla jako taková podepsána, (např. zápis z jednání nebo záznam o poskytnutí předsmluvních informací) se má za to, že je pravá a správná, zatímco v případě její úředně neověřené kopie nebo neautorizovaně konvertovaného dokumentu (listinných či elektronických) může banka nést důkazní břemeno prokázat, že jednající osoba projevila vůli vyjádřenou v kopii příslušné listiny (viz rozsudek NS sp. zn. 22 Cdo 3646/2018 z 27. 11. 2018). Důležitost prokázat pravost příslušných listin či kopií ze strany banky se ještě zvyšuje v rámci hromadného občanského řízení soudního.

[4] Tato provázanost je zjevná nejen z gramatického výkladu (nadpis části páté ZoB, přímý odkaz na ZoÚ, povinnost specifikující obecnou povinnost podle ZoÚ), ze samotného ZoÚ („doklad o uskutečněných obchodech“ dle § 22 odst. 2 ZoB naplňuje vzhledem k § 11 odst. 1 písm. b) ZoÚ vymezení účetního případu dle § 6 odst. 1 ZoÚ), ale naznačuje ji i odborná literatura, viz DŘEVÍNEK, Karel. § 21 (Účetnictví a archivace dokladů). In: LIŠKA, Petr, Karel DŘEVÍNEK, Štefan ELEK, Petr KOTÁB a Tomáš RÝDL. Zákon o bankách: Komentář. Wolters Kluwer: „Zákon o bankách prodlužuje pětiletou archivační lhůtu stanovenou zákonem o účetnictví ve vztahu k uchovávání účetních dokladů na deset let ve vztahu k  dokladům o uskutečněných obchodech. Je nasnadě, že v bankovnictví je z hlediska regulatorního, ochrany před legalizací výnosů z trestné činnosti apod. patrná snaha upravit prodloužení archivačních lhůt.“

[5] Podle ustanovení § 33 odst. 2 ZoÚ ve spojení s § 11 téhož zákona mohou mít účetní doklady formu listinnou, technickou a smíšenou s tím, že konverze mezi formami je v souladu s § 33 odst. 3 a 4 ZoÚ možná při splnění podmínek, že obsahově jsou oba doklady shodné a doklady v technické a smíšené formě musí být ve formátu, který zajistí jejich neměnnost a čitelnost. Pokud toto není schopna účetní jednotka zajistit, převede v souladu s § 33 odst. 4 ZoÚ příslušné dokumenty do listinné formy a opatří jej náležitostmi originálu

[6] Srov. JANOUŠEK, Michal. § 562 [Písemná forma právního jednání učiněného elektronickými prostředky]. In: LAVICKÝ, Petr a kol. Občanský zákoník I. Obecná část (§ 1-654). 2. vydání. Praha: C. H. Beck, 2022, s. 1804: „Právním následkem splnění podmínek komentovaného zákonného ustanovení je domněnka spolehlivosti záznamů údajů o právních jednáních. Údaje v elektronickém systému o těchto záznamech jsou (vyvratitelně) považovány za správné a pravé. Zákon tedy nezakládá domněnku pravosti či správnosti obsahu právních jednání, která jsou součástí elektronického systému. Není speciálním pravidlem ve vztahu k § 565. Zákon nemůže poskytovat záruku pro provozovatele elektronických systémů, pokud jde o obsah právních jednání, která jsou v nich umístěna. Domněnka, kterou zákon konstruuje, je vyvratitelná, a proto připouští důkaz opaku. Důkazní břemeno prokázání nespolehlivosti záznamů tíží toho, kdo tuto spolehlivost popírá.“